Jak naplánovat a zorganizovat úspěšnou konferenci?

Uspořádání konference není jednoduchý úkol. S plánováním a organizováním je vhodné začít minimálně několik měsíců předem a v případě větší akce i v ročním předstihu. A protože předpokládáme, že se vám hlavou honí milion otázek, připravili jsme pro vás přehled nejdůležitějších úkonů. Budete-li se řídit následujícími doporučeními, určitě uspějete.

Výběr tématu

Každá skvělá konference potřebuje nosné téma. Promyslete si, jakou jednotnou myšlenku spíkři vyšlou směrem k účastníkům a jakým způsobem zaujmete jejich pozornost. Nejlepší témata jsou chytlavá a ta, která vyvolávají emocionální odezvu.

Sestavte si svůj A-tým

Pokud se při pohledu do zrcadla nedíváte na Supermana, jen těžko zvládnete zorganizovat celou akci bez pomoci. Budete potřebovat tým schopných lidí zodpovědných za jednotlivé úkony. Někteří členové týmu zajistí pronájem místa na konferenci, další se postarají o marketing a sponzoring apod. Vy je budete koordinovat, nastavovat priority a delegovat úkony.

Připravte si budget a byznys plán

Bez ohledu na to, zda konferenci zafinancují sponzoři, nebo prostředky půjdou z firemního rozpočtu, se neobejdete bez podrobného rozpočtu. Jinak se peníze rozkutálí všemi směry, aniž byste si uvědomili, za co jste je utratili.

Do rozpočtu nezapomeňte zahrnout pronájem sálu, ubytování, přepravu, catering, odměny pro spíkry, marketing a v neposlední řadě bonusy pro členy týmu.

Stanovení termínu

Důležité není pouze, kde se rozhodnete uspořádat konferenci, ale také kdy. Vhodně zvolený termín konání konference může rozhodnout o počtu účastníků. Obecně je vhodné datum stanovit minimálně několik měsíců předem. Zároveň promyslete i celkovou délku akce – platí, že v případě předpokládané účasti řádově ve stovkách hostů, je konferenci lepší natáhnout na dva dny. Výjimkou samozřejmě nejsou ani ještě delší setkání. V praxi záleží také na počtu řečníků a celkové délce trvání přednášek.